お役立ち

プロジェクトマネジメント虎の巻【押さえるポイントは3つだけ】

プロジェクトマネジメントって難しいなぁ。どうすればもっと上手くプロジェクトを回せるようになるのかなぁ。

今回は上記の悩みを解決します。

ジキ
こんにちは!複業家ブロガーのジキ(@jikky_bongjing)です!

サラリーマンをやったり、マーケターをやったり、中小企業診断士をやったり、プログラマーをやったり、ブロガーをやったりしています。

僕は会社員での仕事上、プロジェクトをまるっと任せられることも多く、プロジェクトマネジメントについては10年選手です。

また、副業でWEB制作などの仕事を請け負うこともありますが、基本的には下請け仕事は受けないと決めてるので、上流で仕事を取ることが多く、常にプロジェクトマネジメントが求められます。

今回はそんな経験も踏まえつつ、僕なりにプロジェクトマネジメントのコツをまとめてみました。

プロジェクトマネジメントがなかなか上手くいかずに、モヤモヤしている方や、初めてプロジェクトや仕事の案件を任せられてドキドキしている方に役立つ情報です。

ではご覧ください。

プロジェクトマネジメントで押さえるべきポイントは3つだけ

プロジェクトマネジメントで押さえるべきポイントは3つだけ

プロジェクト管理というと、「あれもやらなきゃ、これもやらなきゃ・・・」ってなってると思いますが、押さえるべきポイントというのは3つしかないと思ってます。

  • 品質の管理(Q)
  • 予算の管理(C)
  • 納期の管理(D)

よくモノづくりの業界では、QCDとかいったりします。

品質高いものを、予算内で、期限内に完了させれば、ぶっちゃけ誰からも文句言われませんよね(笑)

ジキ
この整理ができるだけでも、頭がスッキリするかと思いますよ。

では一つ一つ見ていきましょう。

プロジェクトマネジメント虎の巻 〜品質管理〜

プロジェクトマネジメント虎の巻 〜品質管理〜

品質の管理で重要なポイントは、3つです。

  • メンバーとのすり合わせ
  • 依頼主とのすり合わせ
  • 違和感は即解消

以下で詳細解説していきますね。

メンバーとすり合わせ

プロジェクトは自分一人で進めるためのものではないので、関わるメンバーと「どれくらいの品質のものを目指すのか」しっかりとすり合わせることが重要です。

目指すべき品質をメンバーの共通認識として持っておく

それがあるとないで、かなり出来が変わってきますので、しっかりとあなたの言葉で語りましょう。

依頼主とのすり合わせ

メンバーだけでなく、依頼主の期待値の調整も重要。

「過剰な品質を期待していないか」を常に警戒しつつ、営業段階から共通認識を保つためにすり合わせることが重要です。

例えば、僕がWEB制作の仕事を取るとき、予算によってはWordPressテーマのカスタマイズで対応することがあるのですが、そんな時は「予算内に収めるために、既存のデザインパッケージを利用するので、細かい調整はできないです。例えばここのデザインを変更することはできませんし、ここのスキマを埋めることは難しいです。」というように、相手が理解できる言葉で期待値を調整します。

過剰な期待と実際の品質のズレは、クレームにつながりやすいので、できるだけ早めにそのギャップは埋めてしまいましょう。

仕事が取れなくなる恐れがあったとしても、受注する前にすり合わせておくのが理想です。できればエビデンスとしてメモも残しておきましょう。

違和感は即解消

違和感は即解消するようにしましょう。

プロジェクトマネジメントって他の人を巻き込みながら進めていくわけですが、極論他の人と完全に感覚が一致することなんてありません。

「品質的にOKのライン」もずれてることがほとんど。そして、そのズレは放置すればどんどん大きくなってしまいます。

だから、少しでも違和感を感じたら即指摘して、話し合いをするべきです。

そうすることで、品質向上につながるだけでなく、メンバー内での品質に関する共通認識の精度が高まっていきます。

プロジェクトマネジメント虎の巻 〜予算管理〜

プロジェクトマネジメント虎の巻 〜予算管理〜

予算についてのポイントは以下です。

  • 常に余裕を
  • 値下げしない
  • 値上げの可能性を受注時にすり合わせる

こちらも、一つずつ解説します。

常に余裕を

これは当たり前のことですが、予算は最初からギリギリで組んでいたら、絶対に足りなくなります。

ジキ
想定外の費用が必ず出てくるからです。

例えば、思ったよりも作業量が多くて、一部外注せざるを得なくなったり、そもそも予算に組み込むことを忘れていたりなどです。

なので、常に余裕を持つ意識が大切です。

値下げしない

そもそも受注する際に、値下げすると、使える予算も少なくなってしまいます。

社内からプロジェクトを任せられる時の予算どりは、妥協せずに行いましょう。

そして、お客さんから仕事を受けるときは、値下げしないようにしましょう。

以前値下げを防ぐ方法などについては、詳しくまとめましたので、ご覧ください。

おすすめ記事
ボクが個人で仕事を受けるときに値下げ交渉を防ぐ方法【超重要】

個人で仕事を受けるとき、毎回値下げ交渉されて、安い仕事しか受けられない。時給低すぎて正直辛い。でも仕事なくなるのも怖いから強気に言えない。 当記事ではこんな悩みに応えます! ジキどうも、複業家ブロガー ...

値上げの可能性を受注時にすり合わせる

プロジェクトには依頼主がいて、その依頼主がわがまま言って、振り回されて、予算がジリ貧になってくことは、結構プロジェクトマネジメントあるあるです。

ですから、依頼主には、受注前に、「追加発注の可能性」や「予算増額の可能性」についても触れておくといいでしょう。

例えば、「お客様都合で修正回数が増えすぎたら、追加でご発注いただきますのでご了承ください。」など。

先に伝えておくか、そうでないかで、依頼主のプロジェクトに対する姿勢も変わってきます

ジキ
先に伝えておけば、修正指示も丁寧になったりとかしますので。

とても重要です。

プロジェクトマネジメント虎の巻 〜納期管理〜

プロジェクトマネジメント虎の巻 〜納期管理〜

日本人は時間的な感覚が厳しく、納期を守り切ることは非常に重要です。

信頼に直結する部分なので、心してかかりましょう。

ポイントは以下3つです。

  • 常に前倒しで
  • 本当の納期は身内にも明かさない
  • 遅れそうになったら、早めに報告

こちらも解説しますね。

常に前倒しで

これは当たり前のことかもしれませんが、常に余裕を持っておくために、あなた自身が前倒しで仕事を進める意識を持ちましょう。

本当の納期は身内にも明かさない

あなたがいくら前倒しの意識を持っていたとしても、メンバーがその意識を持っているとは限りません。

ボクの経験則で言うなら、ほとんどの人は、仕事を納期ギリギリに納めてくるタイプに属します。

なので、あなたの納期設定がとても重要。

絶対に本当の納期は身内にも明かさず、あなた自身が余裕を持って設定したスケジュールを共有するようにしましょう。

ジキ
もし本当の納期がバレてしまったら、そこに甘える人とかも出てくるので。

遅れそうになったら、早めに報告

常に余裕を持っておくことで、基本的に納期に遅れることは許されないことではありますが、どれだけ気をつけていても遅れてしまうこともあるかもしれません。

そんな時、納期直前で伝えるのではなく、「あ・・・このままいくと遅れるぞ・・・」と思った段階で、素早く依頼主には報告を入れておきましょう。

依頼主の方も、早めに報告をもらえれば対策が打てますので。

納期後の遅延報告と、納期前の遅延報告では、その後の信頼に天と地ほどの差が生まれます。また、無断の遅延は論外。

そして、相手が会社員の場合、納期は納期の日の営業時間終了までという意識が重要です。

ジキ
つまり、ほとんどの場合、18時ごろまでです。

たまに金曜日納期のものを、次の月曜日の朝までに出せばいいと考えてる人もいますが、その考え方は捨てたほうがいいですね。

プロジェクトマネジメント虎の巻 まとめ

プロジェクトマネジメント虎の巻 まとめ

というわけで今回は、プロジェクトマネジメントのポイントを解説してきました。

管理するものは「品質」「予算」「納期」の3つです。

品質管理のポイントは以下。

  • メンバーとのすり合わせ
  • 依頼主とのすり合わせ
  • 違和感は即解消

予算管理のポイントは以下。

  • 常に余裕を
  • 値下げしない
  • 値上げの可能性を受注時にすり合わせる

納期管理のポイントは以下です。

  • 常に前倒しで
  • 本当の納期は身内にも明かさない
  • 遅れそうになったら、早めに報告

駄文だったかもしれませんが、10年以上プロジェクトマネジメントに携わってきたボクのノウハウを詰め込んだつもりです。

きっとお役立ていただけると思いますので、参考にしてみてください!

今回はいじょーです!

ここまで読んでくださりありがとうございました!

僕はTwitterもやっています!ブログに関する情報だけでなく、複業家サラリーマンとしての気づきや学びを発信しています。ぜひ繋がりましょう!

-お役立ち