ビジネス

プロジェクトマネジメントの6つのコツ【何もしないのがベスト】

プロジェクトマネジメントってどうやったらうまく進めることができるのかな?

当記事では、上記のような悩みにスカッとお答えします。

どうも!ジッキー(@jikky_bongjing)です。僕はとある会社の部長職についておりまして、年間50以上のプロジェクトをマネジメントしています。

各お客様へのサービス納品活動はもちろんのこと、「新商品の開発」「会社の決起会」「採用活動」「働き方改革プロジェクト」など幅広く経験してきました。

今回は、何年もそんな仕事を続けてきている僕がこれまでに得てきた「プロジェクトマネジメントのコツ」を6つに分けてお伝えします。

もちろん僕の方法が全てだとは当然思っていませんが、たくさんの経験から得たものなので、プロマネが苦手な人にとっては参考になるはず!

ぜひご覧くださいませ!

プロジェクトマネジメントを円滑に成功させるためのコツ

プロジェクトマネジメンの成功のコツ

プロジェクトマネジメントを行う上で大事なことというのは、

「プロジェクトマネジャーが実務を何もしなくても、プロジェクトメンバーがモチベーション高く共通ゴールに時間通り進めてくれること」

だと思います。

これを実現させるための方法です。以下ご覧ください。

  1. プロジェクトマネジャーは実務を行わない
  2. ゴールの設定と共有に時間をかける
  3. To Doリストは曖昧でオッケー
  4. 全てを前倒しで行う
  5. プロジェクトメンバーのモチベーション管理に全力を注ぐ
  6. 自分たちのオリジナル要素を加える

では一つ一つ詳細コメントしていきます!

コツ1:プロジェクトマネジャーは実務を行わない

プロジェクトマネジャーは、プロジェクトの進捗を俯瞰し全体を見続けなければならないですから、可能であれば実務はしないほうがいいと思います。

もちろん手伝う程度ならオッケーですが、プロジェクトマネジャーが自分の仕事に追われて全体が見えなくなると役割を全うできませんね。

コツ2:ゴールの設定と共有に時間をかける

メンバーがどこに向かうのか。何を実現しようとしているのか、そのゴールの設定と共有に時間をかけましょう。

ゴール設定は具体的に。

「何を作るか」だけでなく、プロジェクトが完了したのちに、「周りからのどういう反応や評価を目指すか」と言う部分まですり合わせておきたいですね。

プロジェクトメンバーが同じようなビジョンを持って仕事するのと、なんとなくマネジャーの言うことを聞きながら仕事をするのとでは、全然アウトプットが変わります。

また、全ての作業を指示できるわけではありませんから、プロジェクトメンバーも細かい判断を自分たちでしていく必要がありまして、ゴールへの共通認識は、そう言う時の判断材料になります。

ここは時間をかけてすり合わせをしたほうがいいですね。

コツ3:To Doリストは曖昧でオッケー

To Doリストで全ての作業をコントロールしようとする人もいますが、個人的にはおすすめではありません。

若干曖昧で、メンバーが考える余地は残しておいたほうがいいですね。何故ならば、完全に作業レベルまで全て落ちたToDoリストで行動を管理すると、メンバーはロボット同然ですね。

そうなると、仕事としては全く面白くありませんから、ある程度メンバーが頭をひねって、プラスアルファを考えてくるくらいの余地は残しましょう。

ゴールさえしっかり共有されていれば、大丈夫です。

例えばイベントの余興を考え、実行するプロジェクトマネジメントであれば、下記のようなToDo管理はおすすめではありません。

・国語・日本史・地理に関するクイズを高校の教科書から1題ずつピックアップ

・パワーポイントにそれぞれを落とす

・景品A、B、Cを購入しておく ・・・・

以下のような感じで、大丈夫です。

【20分程度の盛り上がるイベントの余興を考える 20分程度 景品も可 例)クイズ】

僕の経験上、これくらい曖昧なほうが、メンバーが生き生き楽しみながら作業をしてくれますね。ただし、大事なのは事前にゴールや価値観を共有しておくことですよ。

コツ4:全てを前倒しで行う

プロジェクトは全て前倒しで行いましょう。これは基本です。

余裕がありすぎるくらいがちょうどいいですね。絶対にギリギリで期限を設定しないこと。

「まだやる必要なくね?」とメンバーに思われるくらいのタイミングがいいですね。

余裕がなくなると、プラスアルファの工夫とかができなくなって、必要最低限の成果しか出なくなりますから。

コツ5:プロジェクトメンバーのモチベーション管理に全力を注ぐ

プロジェクトを円滑に進めるにあたって最も大事なのはプロジェクトメンバーのモチベーションですね。

あなたが動かず、想定以上のアウトプットを出すためには、メンバーが頑張るかどうかにかかっています。

そのためには、あなたが常にやる気があって、ちゃんとメンバーを見ていることが大事。感謝や褒めることも忘れず行いましょう。

「自分のプロジェクトにかける思いやモチベーションを伝える」「小さいことでも褒める」「活躍を上長や全社に報告する」「出してきた成果物への感謝を言葉で伝える」「メンバーからの質問などには即レスする」などが大事になってきますね。

メンバーのモチベーションはあなたの動きにかかってますので、ここはとても大事ですよ。

コツ6:自分たちのオリジナル要素を加える

プロジェクトの依頼は、だいたい上から降ってくるものですが、依頼されたものをそのまま行うのではなく、依頼された以上の「オリジナル要素」を考えて組み込みましょう

つまり、

「誰でもできる仕事」

ではなく、

「このメンバーじゃなければできなかった仕事」

をアウトプットさせることが大事です。

そうすることで、アウトプットの評価が高まりやすいですし、何よりメンバーがみんな自己実現できるので、仕事が楽しくなりますね。

モチベーション管理にも、成果のアウトプットのクオリティーにも影響してくる部分です。

特に毎年行ってる定例行事などのプロジェクトマネジメントの際は、「昨年踏襲」が最もメンバーのモチベーションを下げます。

「これまでなかった新しいこと、このメンバーでやってやろうぜ」と言うスタンスを持つことが大事ですね。

プロジェクトマネジメントを成功させるコツまとめ

プロジェクトマネジメントのコツまとめ

今回は、年間いくつものプロジェクトマネジメントを行っている僕が考えるプロマネのコツを紹介してきました。

改めてまとめると以下のような感じです。

  • プロジェクトマネジャーは実務を行わない
  • ゴールの設定と共有に時間をかける
  • To Doリストは曖昧でオッケー
  • 全てを前倒しで行う
  • プロジェクトメンバーのモチベーション管理に全力を注ぐ
  • 自分たちのオリジナル要素を加える

お分かりのように、結構僕はメンバーのモチベーションに気を使いますね。

ゴールが綿密に共有されたメンバーが生き生き自分で物事を考えて自発的に動けば、アウトプットの質は格段に高まりますよ。

そして終わった後のみんなの達成感や、やりがいはひとしおです。

終わった後のモチベーションや、プロジェクトメンバーに向けられる評価まで管理するのがプロマネとしての責任だと思います。

そんなプロマネができると、「また仕事させてください」とメンバーから言ってくることになります。

ぜひ参考にしてみてください!

【お知らせ】副業ブログ歴4年間の失敗を詰め込んだnoteを作りました。

ブログを始めて4年。センスなしで凡人な僕でも、2020年3月にアフィリエイト収益で月30万円以上の収益を達成しました。

ここに来るまで、たくさんの失敗をやらかしましたが、今の僕があるのは、それらの失敗から学んだ教訓があるおかげです。

そして、今確信していることがあります。

「僕の4年間の失敗を避ければ、みんな僕よりうんと早く6桁に到達できる」

というわけで、4年間で積み上げた失敗を詰め込んだnoteを作りました。

  • 初心者が絶対にマネしてはならない失敗
  • マヌケな失敗
  • 本当は晒したくない黒歴史
  • 今でも後悔するような失敗
  • 稼げなかった時と稼げるようになった時の考え方の差 など

約3万文字程度に詰め込みました。このnoteを読めば、初心者ブロガーにありがちな失敗を避けて時短することが可能です。

失敗40個中10個まで無料で公開中です。

>>ブログ副業歴4年で30万円稼げるようになった僕が後悔している「40の失敗」と学んだ教訓を公開