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簡単に仕事の抜け漏れをゼロにする方法【必要なのはメールのみ】

仕事の抜け漏れが多くて困っている。上司にもよく怒られるがなんどやっても同じミスをしてしまう。何かいい方法はないものか・・・。

今回は、上記のような悩みにスカッと答えます!

どうも!ジッキー(@jikky_bongjing)です!

今回は、僕自身も実践している仕事の抜け漏れ防止法について。

この記事を書いている僕も、今ではお客様と社内からの信用を積み重ね、史上最年少で部長にまで昇格することができましたが、社会人デビュー時はとても抜け漏れが多く、よく上司から怒られていましたし、それが原因でお客様に迷惑をかけたことは何度もあります。

抜け漏れっていうのは、簡単に怒ってしまうものなのですが、結果として約束を破ることになりますから、社内外からの信用を一気になくしてしまいますよね。

というわけで今回は、システムやアプリを一切使わず、完全無料で抜け漏れをなくす方法をお伝えします。これは実際に僕が部下に教えているやり方でもあります。

簡単に仕事の抜け漏れをゼロにする方法【必要なのはメールのみ】

無料で仕事の抜け漏れをゼロにする方法【必要なのはメールのみ】

その方法というのはいつもみなさんが使っている「メールBOX」を使う方法。Gmailを利用している方が多いと思いますが、そこにシンプルなルールを1つ加えるだけです。

未完了タスクに関するメールは未読にしておく。完了したら既読にする。

メールを読んで、後回しにする時も、メールを未読に直しておきます。で、そのメールに関するタスクが完了すれば、その時初めて既読にします。

では,

以下でより具体的なオペレーションについてお伝えします。

未読メールを先頭にする設定

未読メールが先頭にくるように設定しましょう。

メールボックスは仕様がたくさんあるので、今回はGmailのみ方法まで解説します。受信トレイの画面で右上の歯車のマークから「設定」を選択します。

メールボックの設定

そして、少しわかりにくいのですが、「設定画面のグロナビ」的なものが出てくるので、受信トレイをクリックして、受信トレイの種類を「未読メールを先頭」に。

受信トレイを未読が先頭に設定

これだけです。未読メールが先頭にくるようにしなければ、「タスクは未完だけど時間が経ったメール」を探すの大変ですからね。

自分の携帯からタスクを送る

だいたい多くの場合、仕事が発生しているときはメールでのやりとりがありますから、そのメールを未読にさえしていれば、未完了であることは一目でわかります。

ただ、もっと細かいTo Doだったり、メールのやり取りはなく口頭や、別のコミュニケーションツールで依頼されることもありますよね。

そんな時は、自分の携帯電話からタスクを箇条書きにしたものをメインのメールアドレス宛に送信します。

ちなみに僕は何か面白いアイデアが思い浮かんだ時も、忘れないうちにすぐに携帯電話からメールアドレスに送っていますね。

極力その他のツールは使わない

これも大事です。極力タスク管理ツールは統一したほうがいですね。

例えば、社内SNSでも、メールでも、スケジュール管理ソフトでも、ノートでも管理していると、どこかで必ず抜け漏れてしまいます。

ちなみに僕がメール以外で、タスクを管理するソフトは唯一「スケジュール管理ソフト(グループウェア)」のみにしています。

グループウェアであれば毎日見ますし、期限もわかりやすく設定できるからですね。

メールでの抜け漏れ防止法まとめ

▼ルール

未完了タスクに関するメールは未読にしておく。完了したら既読にする。

▼オペレーション

  • 未読メールが先頭になるように設定
  • 自分の携帯からタスクを送る
  • 極力その他ツールは使わない

これだけ!?

って思われたかもしれませんが、オペレーションやルールはこれで十分です。

ただ、抜け漏れをなくすためには、もっと重要な「スタンス」の矯正が必要です。

自分を信用しなければ、抜け漏れは圧倒的に減ります

自分を信用しないこと

さっきのルールとオペレーションに加えて、最も大事なのは、

「一切自分の脳みそを信用しない」

というスタンスです。

そもそも抜け漏れが多い人は、抜け漏れる割には、自分のことを信用しすぎですね。

「後でやろう。覚えているからメモしなくていいや。」

「一旦備忘録をノートに書いておこう。ノートに書いたことは覚えておけば大丈夫だ」

「このメールは後で返信しよう!」

「やります!(というだけでメモらない)」

これ全部、抜け漏れやすい人の行動パターンですね。

自分のことを信用しすぎです。もう抜け漏れが多いということで、全てのタスクを覚えておくキャパシティーはないことは証明されているわけですから、自分が記憶することは信用しないほうがいいですね。

人は忘れる生き物ですから。

それに、「覚えておく」のは大変でしかありませんよ。

自分の脳みそのメモリを無駄に消費しているだけですね。ちなみに、脳みその短期メモリは有限です。10秒で覚えられる量って限界ありますよね?

なので、そんなものは機械に覚えさせておいて、もっとクリエイティブなことに脳みそを使ったほうが仕事の生産性も上がりますよ。

一切自分を信用せず、とにかく仕事が発生したらどれだけ小さい仕事でも、携帯からメールに贈る習慣さえ身につけば、あと覚えておくことは、今日僕がお伝えしたルールとオペレーションだけで済みますからね。

抜け漏れがある=社会人としての土俵にも立てていない

抜け漏れがあると社会人の土俵に立てていない

社会は信用で成り立っていますよね。

仕事をするという約束に対して、契約がされるわけですから、「小さな抜け漏れ」ですら約束を破ったってことになります。

信用は積み重ねるのは時間がかかりますが、崩れるのは早いですね。

一度「抜け漏れ」をした瞬間に、「抜け漏れるキャラ」っていう認識がされてしまいますから、そこから一気に信用ガタ落ちです。

そんな人に仕事はきません。仕事が来ないということは成果も上がりません。昇給も昇進も遠ざかる一方ですね。

「抜け漏れ」が多い人は「社会人としての土俵」にすら立てていない状態だと考えたほうがいいですね。

もちろん人間ですから、多少ミスすることもありますが、社会ではそれすら可能な限りゼロにすることが求められます。

日本は特に期限に厳しい文化ですからね。

ぜひ抜け漏れが多くて悩んでいる方は、騙されたと思って今日お伝えした「抜け漏れ防止」をマスターしてみてください。

行動習慣が変われば、必ず成果も変わってくるので。そして、信用をコツコツ積み重ねていくことをオススメします!

今回は以上です。

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